Zarządzanie składa się z kilku następujących po sobie, ale i przenikających się wzajemnie procesów. Są to: planowanie, organizowanie i kierowanie, oraz kontrolowanie. Kontrolowanie jest tym elementem który z jednej strony zamyka, z drugiej zaś otwiera cykl zarządzania. Jeśli kontrola realizacji planów nie wypadnie pomyślnie pojawiają się przesłanki do ich skorygowania, z drugiej strony, gdy plan został zrealizowany i kontrola to wykaże konieczne jest przygotowanie kolejnych planów. Zarządzanie składa się właśnie z takich elementów, choć oczywiście zawiera się w nim znacznie więcej niż te cztery podstawowe procesy.

Kto odpowiada za kontrolę w zarządzaniu?

Manager. To osoba, która jest władna kontrolować w sposób dynamiczny, aktywny, konstruktywny i kreatywny. Z każdej kontroli powinny wynikać jakieś wnioski, a manager jako decydent odpowiada za to by je sformułować, a przesłanki które z nich wynikają wprowadzić w życie. Zarządzanie wymaga właściwie stałego kontrolowania, ale też stałego organizowania, kierowania i tworzenia planów. Skupienie się na kontroli czy innym aspekcie managementu byłoby niezgodne z istotą zarządzania.

Kapitał w postaci ludzi jest jednym z największych kapitałów każdego przedsiębiorstwa, bo to ludzie decydują o rynkowych sukcesach i porażkach, dlatego coraz więcej przedsiębiorstw, nie tylko tych dużych zatrudniających setki i tysiące pracowników, kładzie ogromny nacisk na zarządzanie zasobami ludzkimi. Na czym ono polega? Na planowaniu, organizowaniu, kierowaniu i kontrolowaniu zatrudnionych kadr z naciskiem na jakość i efektywność zarządzania. Nie sztuką jest bowiem zatrudnić pracownika, sztuką jest zatrudnić pracownika dobrego, takiego który będzie chciał się rozwijać i jeszcze dodatkowo go zmotywować. Zarządzanie zasobami ludzkimi ma na celu osiągnięcie wszystkich tych efektów, a osobą odpowiedzialną za całokształt jest w tym przypadku (zazwyczaj) manager HR.

Zadania managera ds. HR

Manager odpowiedzialny jest za rekrutację pracowników zgodnie z wymaganiami pojawiającymi się na rekrutowanych stanowiskach, za planowanie ścieżki kariery, ocenę pracy, motywowanie do podnoszenia kwalifikacji. Oczywiście sam manager sobie z tym nie poradzi, w rzeczywistości w większości firm jest on kimś w rodzaju koordynatora i zarządzającego działaniami osób zarządzających poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w przedsiębiorstwie.

Bez planowania trudno liczyć na osiągnięcie jakiegokolwiek sukcesu w biznesie. Zresztą nie tylko w biznesie, bo planowanie generalnie jest jednym z elementów naszego życia. Planujemy wszystko, albo większość spraw i stopień realizacji planów pozwala nam ocenić powodzenie przedsięwzięcia. Zarządzanie, jako zespół czynności, składa się między innymi z planowania, przy czym warto zauważyć, że planowanie jest tą składową, która pojawia się na początku. Za nim idą kierowanie, organizowanie i kontrolowanie, które zamyka biznesowe czy też zarządcze koło. Zarządzanie bez planowania nie ma racji bytu, bo byłoby działaniem niezorganizowanym i tak naprawdę bezcelowym.

W zarządzaniu planowanie wskazuje cele, które chcemy osiągnąć

W przypadku organizacji, czyli na przykład przedsiębiorstw, sprawa jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ na organizację składa się kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt komórek organizacyjnych. Planowanie odbywa się na każdym szczeblu, osobą odpowiedzialną jest w tym przypadku manager, z drugiej strony jednak wszystkie plany są skorelowane i podporządkowane planowi nadrzędnemu. Celowi i metodom jego realizacji wyznaczonym przez management na najwyższym szczeblu organizacyjnej hierarchii.

Chyba każdy z nas zna definicję jakości. Dobre jakościowo towary to towary najlepszego gatunku, ale jakość można odnieść nie tylko do przedmiotów materialnych. Dobra niematerialne również mogą się różnić jakościowo. Zarządzanie przez jakość nie odnosi się jedynie do produkcji, to management, którego celem jest zapewnienie w pełni sprawnego, efektywnego przebiegu najróżniejszych procesów. Od produkcji począwszy, poprzez procesy decyzyjne, na administracji kończąc. W przedsiębiorstwach zarządzanie przez jakość polega na takim zarządzaniu, w którym największy nacisk kładzie się na optymalizację i satysfakcję klienta zewnętrznego i wewnętrznego. Klientem wewnętrznym są pracownicy, którzy w ramach współpracy korzystają przecież z wewnętrznych usług wielu działów.

Jaką rolę spełnia w tym wszystkim manager?

Podobnie jak w przypadku zarządzania sensu stricto zadaniami managera są planowanie, kontrola, kierowanie i kontrolowanie przebiegu procesów. Wszystko oczywiście pod kątem jakości, choć nie mniej ważne jest też spełnienie najważniejszych standardów innych systemów (sposobów i metod) zarządzania.

Każda z wymienionych funkcji managementu pojawia się na wielu płaszczyznach zarządzania, bo zarządzanie odnosi się do wszelkiego rodzaju zasobów materialnych i niematerialnych.

Jakimi zasobami zarządza manager?

Wystarczy wymienić zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie wiedzą lub czasem. Wszystkie one odnoszą się do całego przedsiębiorstwa i jego poszczególnych komórek. Manager może też być odpowiedzialny za jakość (zarządzanie jakością) lub za realizację projektów (zarządzanie projektem). W rzeczywistości każdy proces z osobna i każda komórka organizacyjna w firmie są przedmiotem zainteresowania managementu.

Zarządzanie wiedzą jest tak naprawdę zarządzaniem informacjami posiadanymi przez organizację i to informacjami na każdym jej szczeblu. Wymiana wiedzy, doświadczeń, spostrzeżeń, a przede wszystkim stała wymiana wszystkich danych umożliwiających szybkie i sprawne realizowanie zadań przez wszystkich pracowników i przez każdego pracownika z osobna skraca czas ich realizacji, a co za tym idzie szybciej prowadzi do osiągnięcia wytyczonego celu. Zarządzanie wiedzą jest dziś szczególnie istotne z punktu widzenia firm konsultingowych, ale w rzeczywistości wpływa ono na poprawę konkurencyjności wszystkich przedsiębiorstw.

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie wiedzą

Procesy związane z zarządzaniem wiedzą przenikają wszystkie komórki organizacyjne przedsiębiorstwa, jednak dla sprawnego zarządzania konieczne jest planowanie, kontrola i organizacja tych procesów. Najczęściej zajmują się nimi managerowie odpowiedzialni za bieżącą działalność organizacji, za sprawy administracyjne, ewentualnie za systemy informatyczne firmy. Oczywiście kierunek działania wytycza zazwyczaj zarząd, czyli management najwyższego szczebla w danej organizacji.

Zarządzanie przez jakość wymaga oparcia się na pewnych założeniach. Jest ich dosłownie kilka. Dopiero wtedy gdy zostaną zaimplementowane możemy mówić o efektywnym i skutecznym zarządzani. Jakie to założenia? Przede wszystkim powszechne zaangażowanie tj. zaangażowanie każdego pracownika w organizacji, po drugie: optymalizacja zachodzących w przedsiębiorstwie procesów, po trzecie: optymalne zarządzanie, nie tylko procesami typowo jakościowymi i jako ostatnia niezbędna jest świadomość tego, że zarządzanie jakością przynosi wymierne efekty w dłuższym okresie czasu, nie można spodziewać się efektów natychmiastowych.

Czy zarządzanie przez jakość jest jedyną metodą zarządzania?

Zdecydowanie nie, ale w dzisiejszych czasach zarządzanie jakością jest jednym z tych elementów zarządzania, które stały się wręcz nieodzowne dla osiągnięcia sukcesu rynkowego. Quality management jest co prawda źle postrzegane przez pracowników wielu firm starających się implementować procedury jakościowe w produkcji, handlu i obsłudze klienta, niemniej jednak jest też jedną z tych metod, które przynoszą najlepsze efekty. W dłuższej perspektywie czasu wszyscy członkowie organizacji potrafią docenić znaczenie tego modelu zarządzania.

O kontrolowaniu mówi się, że jest końcową, ostatnią fazą zarządzania. Faktycznie, jeśli weźmiemy pod uwagę iż wszystkie procesy związane z zarządzaniem rozpoczynają się od planowania to kontrola wykonania planu jest jakby etapem zamykającym i dopinającym całość. Zarządzanie bez kontroli nie miałoby sensu, ponieważ trudno byłoby w ten sposób zapewnić sprawne i uporządkowane, oraz zgodne z wytyczonymi celami funkcjonowanie każdej organizacji. Management skupiony na kontrolowaniu ma za zadanie nie tylko dokonywać bieżącej oceny stopnia realizacji planów, ale też na bieżąco wprowadzać działania korygujące i zapobiegawcze.

Podobnie jak zarządzanie kontrolowanie wymaga pewnej organizacji

To znaczy, że powinno odbywać się w sposób ukierunkowany i uporządkowany. Zarządzanie generalnie wymaga pewnej formalizacji, a kierowanie, jako jedna z funkcji zarządzania nie może być w tym wypadku wyjątkiem. Podział funkcji kontrolnych odpowiada zazwyczaj poszczególnym rodzajom aktywności, czy też poszczególnym komórkom organizacyjnym. Każdy manager odpowiada za swój odcinek pracy. Co najważniejsze wyniki każdej kontroli są podstawą do tworzenia kolejnych planów, w ten sposób funkcje zarządzania bardzo ściśle się ze sobą zazębiają.

Zarządzanie nie jest tym samym co kierowanie, bo kierowanie jest zaledwie jedną z ról przypisanych managerowi. Polega ono na przewodzeniu kadrze i motywowaniu jej do jak najlepszej i jak najwydajniejszej pracy. Manager jest więc nie tylko kierownikiem, a kierownik nie musi być managerem. Zarządzanie jako zespół procesów zajmuje się oprócz kierowania również organizacją, planowaniem i kontrolowaniem. Jedynie łącząc wszystkie te funkcje możemy mówić o managemencie, wykluczenie którejkolwiek z nich nie oddaje pełnej istoty zarządzania.

Czym jest kierowanie?

Oprócz definicji podanej powyżej, najogólniej rzecz ujmując kierowanie polega na zachęcaniu do realizacji zadań i celów i, w nieco ograniczonym zakresie, na kontrolowaniu realizacji. Kierownik, w przeciwieństwie do managera nie planuje, a na pewno nie zajmuje się planowaniem strategicznym, ani nie zarządza w ścisłym tego słowa znaczeniu. Ma określone obowiązki i musi je wypełnić najlepiej jak potrafi, z drugiej strony jednak kierowanie, podobnie jak zarządzanie wymaga pewnej kreatywności, jest więc zajęciem wykazującym pewne cechy podobieństwa do managementu.

Organizowanie jest jedną z ważniejszych funkcji zarządzania. W końcu w każdej organizacji, w każdym przedsiębiorstwie i innych niekomercyjnych przedsięwzięciach ktoś musi wyznaczać i koordynować działania, ale zarządzanie nie opiera się jedynie na przydzielaniu i koordynacji zadań. Ważne jest też ich porządkowanie, tworzenie i porządkowanie zasad współpracy i poszczególnych procesów. Organizacja jako całość wymaga wypracowania specjalnych mechanizmów, które zapewnią jej w pełni efektywne i skuteczne funkcjonowanie i to właśnie jedno z zadań zarządzania.

Rola managementu w organizowaniu

W zależności od szczebla czy też komórki organizacyjnej management i poszczególni managerowie będą odpowiedzialni za organizowanie pracy podległych im działów. Dotyczy to nie tylko wpływania na zasoby ludzkie (kadry), ale też na przebieg poszczególnych procesów. Najważniejszym celem na tym etapie zarządzania jest ich optymalizacja czyli wykluczenie wszystkich tych czynników, które są mało efektywne i nieskuteczne. Zarządzanie przez organizowanie polega też na przekazywaniu uprawnień, to manager jest osobą odpowiedzialną za ten proces.